Mit 6 Praxistipps zu einem besseren Check-in

Von der Check-in-Methode hast du wahrscheinlich schon gehört. Zu Beginn eines Meetings werden von jeder und jedem Teilnehmenden des Meetings vorbereitende Fragen beantwortet. Das soll die Effektivität und Qualität des Meeting erhöhen und den Zusammenhalt stärken. In diesem Artikel wollen wir dir ein paar Tipps aus unserer Praxis mitgeben, die dir dabei helfen sollen, dein Check-in zu verbessern.

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1. Tipp: Alle machen mit

Da sich die Teilnehmenden durch die Beantwortung der Fragen allen anderen öffnen, ist es wichtig, das alle mitmachen. Nur so begeben sich alle auf gleiche Augenhöhe und können Vertrauen zueinander aufbauen. Zusätzlich werden solle alle Teilnehmen aktiviert und sind engagierter dabei.

2. Popcorn-Methode anwenden

Wenn man die Reihenfolge beim Check-in nur durch freiwillige Meldungen bestimmt, dauert es oft etwas bis sich als nächstes wieder jemand traut. Hier empfehlen wir eine Methode, die ich als Popcorn-Methode kennengelernt habe. Die erste Person fängt wie üblich durch eine freiwillige Meldung an. Nachdem die erste Person fertig ist, bestimmt diese die zweite Person die weitermacht usw. Dadurch ist eine zügigere Abfolge sichergestellt.

3. Tipp: Mit Selbstreflexion starten

Wir raten dazu, die ersten Frage so zu wählen, dass sie zur Selbstreflektion bezüglich der Gefühls- bzw. Stimmungslage der Teilnehmenden einlädt. "Wie fühlst du dich heute?" oder "Wie ist deine Stimmung gerade?" sind dafür geeignete Fragestellungen. Im Trubel der modernen Arbeitswelt nehmen wir unsere Gefühls- und Stimmungswelt oft gar nicht mehr wirklich wahr. Diese Fragen helfen uns, im hektischen Alltag zumindest einen kurzen Moment nach innen zu lauschen. Da unsere Gefühle und Stimmungen außerdem etwas sehr persönliches sind, schaffen diese Fragen eine sehr offene und vertrauensvolle Atmosphäre.

4. Tipp: Passende(n) Folgefrage(n) wählenNach der Frage zur Selbstreflexion kann man weitere Fragen anschließen. Wir raten nur ein bis zwei Fragen anzuschließen, sonst wird das Check-in entweder zu umfangreich oder es ist für die Teilnehmen zeitlich schwierig, alle Fragen in sehr kurzer Zeit zu beantworten. Mit der Wahl der Frage(n) kann man den Zweck des Check-ins steuern. Wenn sich das Team noch nicht so gut kennt oder ihr den Zusammenhalt stärken wollt ist eine private Frage sinnvoll: "Was habt ihr am Wochenende gemacht?". Wenn dagegen zu vermuten ist, dass die Erwartungshaltung der Teilnehmenden unterschiedlich ist, kann die Frage "Was ist dein wichtigstes Ziel für dieses Meeting?" hilfreich sein. Es gibt noch viele weitere Optionen. Macht euch also auf jeden Fall ausreichend Gedanken, was ihr mit dem Check-in bezwecken wollt und welche Fragen dafür passend sind.

5. Tipp: Mit einem Check-out abschließen

Bei Terminen mit einem Check-in raten wir immer auch ein Check-out durchzuführen. Die Teilnehmenden teilen durch geeignete Fragen ihre Gedanken und Gefühle mit. Eine solche Abschlussfrage lautet zum Beispiel "Mit welchen Gefühlen gehst du aus diesem Meeting?". Somit dient das Check-out zur Reflexion am Ende des Meetings und sorgt für einen positiven Abschluss.

6. Tipp: Deep Check-in für FortgeschritteneIm Rahmen unserer Team-Workshops führen wir auch ein Meeting-Format ein, bei dem Konflikte konstruktiv besprochen werden und gegenseitig Wertschätzung ausgedrückt wird. Bei solchen und ähnlichen Meeting-Formaten können wir einen Deep Check-in sehr empfehlen. Bei dieser Variante geht es darum, die Teilnehmenden durch eine Achtsamkeitspraktik auf ihre Gefühlslage und die Gruppe einzustimmen. Passende Methoden sind z.B. ein Bodyscan (eine Achtsamkeits-Übung bei der die Aufmerksamkeit auf verschiedene Bereiche des Körpers gerichtet wird) oder eine gemeinsame Atemübung.

Wirkung über den Termin hinaus

Wir nutzen den Check-in und Check-out für nahezu alle unsere Termine und haben sehr gute Erfahrungen damit gemacht. Das Format sorgt für mehr Fokus sowie ein stärkeres Engagement im Meeting, eine offenere Kommunikation und fördert den Zusammenhalt. Gerade die beiden letzten Punkte wirken weit über das Meeting hinaus. Check-in und Check-out werden so zu einer kontinuierlichen, kostengünstigen Methode für das Team-Building. Regelmäßig in der ganzen Organisation angewendet, ist es wichtiges Element einer offenen, vertrauensvollen und wertschätzenden Unternehmenskultur.

Wollt ihr eine effektive Meeting-Struktur in euren Teams etablieren? Dann nehmt gern mit uns Kontakt auf!