gelungene rollenbasierte Zusammenarbeit mit dem Advice-Prozess

Die meisten Teams, mit denen wir arbeiten, haben bereits die ersten Schritte in Richtung rollenbasiertes Arbeiten gemacht.

Oft gibt es schon erste Rollen-Entwürfe und eine gemeinsame Vorstellung davon, wie diese zusammenwirken und welche Verantwortlichkeiten damit verbunden sind. Für viele Teams ist das Rollenmodell ein naheliegender Einstieg in mehr Selbstorganisation. Es wirkt auf den ersten Blick klar und machbar: Wer übernimmt was? Wer darf was entscheiden? Schon mit relativ geringem Aufwand lässt sich so viel Unklarheit aus dem Alltag räumen. In unseren Projekten hören wir oft Sätze wie „Endlich haben wir den gleichen Blick drauf, wer wofür zuständig ist“ oder „Wir brauchen nicht mehr für jede Kleinigkeit eine große Runde“. Diese Klarheit verschafft Teams spürbare Erleichterung und legt das Fundament für eigenverantwortliches Arbeiten.

Die Stärke: Rollenautonomie

Ein zentraler Vorteil des Rollenmodells ist die Autonomie der Rolleninhaberinnen und -inhaber. Wer eine Rolle übernimmt, erhält klar definierte Verantwortlichkeiten und die Freiheit, darin eigenständig zu entscheiden. Anstatt Entscheidungen über viele Hierarchieebenen oder Abstimmungsschleifen hinweg mühsam zu klären, können Menschen in ihren Rollen schnell und direkt handeln. Das spart nicht nur Zeit und reduziert den Koordinationsaufwand, sondern stärkt auch das Vertrauen in die Kompetenz derjenigen, die „nah dran“ sind. In der Praxis beobachten wir oft einen richtigen Energieschub nach der Einführung: Diskussionen werden zielgerichteter, Verantwortung wird nicht mehr hin und her geschoben, und viele fühlen sich zum ersten Mal wirklich in die Lage versetzt, selbst zu gestalten. Was vorher in langen Meetings versandet ist, wird auf einmal konkret und umsetzbar.

Wenn ihr ein klares Rollenmodell in eurem Team umsetzen wollt, dann helfen wir euch gerne bei den ersten Schritten: Kontakt

Die Herausforderung: Gefühlter Kontrollverlust

Doch so viel Klarheit und Autonomie kann auch Schattenseiten haben. Was wir in vielen Organisationen erleben, ist ein Gefühl von Kontrollverlust, vor allem bei Menschen, die bislang viel Verantwortung über ihre Position oder Stelle im Organigramm gebündelt hatten. Sie fragen sich: „Woher weiß ich dann noch, was passiert?“ oder „Wie kann ich sicherstellen, dass keine falschen Entscheidungen getroffen werden?“ Diese Sorge ist nicht unbegründet. Denn echte Rollenautonomie bedeutet tatsächlich, Verantwortung auf mehr Schultern zu verteilen. Aber das darf nicht heißen, dass Teams einfach planlos losrennen oder jeder macht, was er will. Gerade in der Anfangsphase nach der Einführung des Rollenmodells sind solche Unsicherheiten normal. Sie entstehen oft aus fehlender Erfahrung mit dem neuen Arbeitsmodus und aus der Angst, den Überblick zu verlieren.

Der nötige Mindset-Shift

Genau hier braucht es einen Perspektivwechsel: Die Verantwortung für Entscheidungen liegt nicht mehr bei einigen wenigen, die alle Fäden in der Hand halten, sondern bei den Menschen, die die Arbeit tatsächlich umsetzen. Das bedeutet, Macht und Verantwortung wandern dorthin, wo das Wissen ist und wo die Auswirkungen spürbar sind. Dieser Shift ist oft nicht einfach, denn er erfordert Vertrauen, dass die Rolleninhaberinnen und -inhaber ihre Verantwortung auch ernst nehmen. Es bedeutet auch, als Führungskraft loszulassen und die Rolle eher als Coach oder Unterstützer zu verstehen, statt alle Entscheidungen selbst zu treffen. Gleichzeitig heißt das nicht, dass Abstimmung überflüssig wird – im Gegenteil: Sie verändert sich und wird gezielter und bewusster gestaltet.

Die Lösung: Der Advice-Prozess

Hier setzt der Advice-Prozess an – ein einfacher, aber sehr wirkungsvoller Mechanismus, der Autonomie und Koordination verbindet. Besonders bekannt aus der Holakratie, wird er mittlerweile in vielen selbstorganisierten Teams genutzt.

Die Grundidee ist simpel: Wer in seiner Rolle eine Entscheidung trifft, ist verpflichtet, vorher Rat (Advice) einzuholen – und zwar von zwei Gruppen:

• Personen, die relevante Informationen oder Expertise haben könnten

• Personen, die von der Entscheidung betroffen sein werden

Wer sich an den Advice-Prozess hält, hat alle Informationen an der Hand, die es braucht, um innerhalb der Organisation die richtigen Entscheidungen zu treffen.

Das klingt simpel, hat aber große Wirkung. Es sorgt dafür, dass wichtiges Wissen nicht ungenutzt bleibt und niemand überrascht oder übergangen wird. Gleichzeitig bleibt die Entscheidungsfreiheit bei der Person in der Rolle. Es geht nicht darum, alle zufriedenzustellen oder einen Konsens zu erzwingen. Vielmehr müssen Rolleninhaberinnen und -inhaber andere Perspektiven aktiv einholen und diese ernsthaft abwägen. Am Ende tragen sie die Verantwortung für ihre Entscheidung und auch dafür, wie gut sie Advice berücksichtigt haben. Das schafft Klarheit und Vertrauen im Team: Alle wissen, dass ihre Stimme gehört werden kann, auch wenn sie nicht selbst entscheiden.

In der Praxis

Damit rollenbasiertes Arbeiten langfristig funktioniert, ist der Advice-Prozess unerlässlich. Deshalb verankern wir ihn bewusst von Anfang an in den Teamroutinen. Zum Beispiel definieren wir in den ersten Sync-Meetings mit Teams, die neu mit Rollen arbeiten, explizit einen Agendapunkt, in dem Advice-Prozesse transparent gemacht werden können: Wer plant eine Entscheidung? Wer holt sich wo Rat? Das macht für alle im Team sichtbar, dass der Prozess ernst genommen wird und niemand außen vor bleibt. Gleichzeitig hilft es Rolleninhaber*innen, sich an ihre Verantwortung zu erinnern, Advice auch wirklich einzuholen. So wird aus einem formalen Prinzip gelebte Praxis – und aus potenziellen Unsicherheiten entsteht Vertrauen in ein klar geregeltes, selbstorganisiertes Arbeiten.

Ihr wollt den Advice-Prozess in eurem Team einführen oder einen ersten Austausch, wo ihr steht? Dann nehmt gern mit uns Kontakt auf!